Les rendez-vous font partir des points essentiels dont il faut tenir compte pour une meilleure gestion de son temps. Souvent, la plupart des personnes se retrouvent à se demander dans quelle plage horaire insérer leur rendez-vous sans altérer leur productivité. Pour parvenir à insérer correctement vos différents rendez-vous dans votre agenda et demeurer toujours efficace, il faut un minimum d’organisation. Découvrez dans cet article quelques astuces pour une gestion efficiente de vos rendez-vous.
Adopter des règles simples et efficaces
Ici, le plus important est de trouver dans votre agenda un créneau pour les rendez-vous. Ce temps ne doit pas vous empêcher d’être plus performant dans la réalisation des tâches d’une grande importance. C’est pourquoi vous devez chaque fois proposer des dates et des horaires qui vous arrangent. Il s’agit donc d’une priorisation des rendez-vous. Avant même d’adopter des règles, vous devez au préalable disposer d’un calendrier Excel 2019. Il vous permettra d’actualiser régulièrement votre agenda et de toujours l’avoir à portée de main grâce à votre smartphone. Les règles que vous propose cet article sont les suivantes :
- Soyez toujours ferme sur l’heure et flexible sur la date ;
- Toujours proposer vos rendez-vous suivant l’ordre de l’horaire 14 h, 15 h, 11 h 30 ;
- Toujours placer les rendez-vous avec les personnes plus ou moins bavardes un peu avant le déjeuner ou une réunion importante afin de vite vous soustraire à la discussion ;
- Ne dépassez pas une heure d’échange au cours d’un rendez-vous sauf en cas de nécessité absolue ou lors des rendez-vous de comité (plusieurs interlocuteurs).
Parfois, les sollicitations sont si nombreuses qu’il est difficile d’accorder beaucoup de temps à vos rendez-vous. Dans ce cas, vous devez apprendre à être plus économe. Accordez par exemple des rendez-vous de 15 à 30 minutes à vos interlocuteurs afin d’avoir assez de temps pour d’autres activités ou pour d’autres rendez-vous. Aussi, apprenez à dire NON à certains rendez-vous qui ne vous aident pas à atteindre vos objectifs.
Anticiper les cas d’imprévu avec délicatesse
Les imprévus de la vie font partir des impondérables d’un planning. Il faut apprendre à les gérer avec calme et délicatesse pour ne pas frustrer l’interlocuteur qui s’est échiné pour avoir ce tête-à-tête avec vous. En effet, des situations inattendues peuvent venir chambouler votre agenda comme une urgence au service. Dans une telle situation, le mieux est de déplacer vos rendez-vous. L’agenda est un document de planification qui n’est pas statique, mais qui est destiné à être actualisé en fonction des urgences à gérer et des priorités.
Il convient donc de reporter en cas d’urgence vos rendez-vous et de l’annoncer au préalable à votre interlocuteur. Assurément, il comprendra et cela l’arrangera peut-être. Toutefois, il faut faire attention à reporter à plus de deux fois un rendez-vous avec une même personne. Il est préférable de dire à la personne concernée que vous n’êtes pas disponible pour le rencontrer.
La meilleure manière pour mieux gérer votre agenda, c’est de prévoir des plages horaires pour les rendez-vous de dernières minutes ou pour les reports. Si possible, utilisez les outils numériques tels que Skype ou les appels téléphoniques pour écouter votre interlocuteur et trouver une solution à son problème.