Die Termine gehören zu den wesentlichen Punkten, die man für ein besseres Zeitmanagement berücksichtigen sollte. Oft fragen sich die meisten Menschen, in welchem Zeitfenster sie ihre Termine einfügen können, ohne ihre Produktivität zu beeinträchtigen. Um Ihre verschiedenen Termine korrekt in Ihren Kalender einzufügen und stets effizient zu bleiben, ist ein Mindestmaß an Organisation erforderlich. In diesem Artikel erfahren Sie einige Tipps für ein effizientes Management Ihrer Termine.
Einfache und effektive Regeln anwenden
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Hier ist es am wichtigsten, in Ihrem Kalender einen Slot für die Termine zu finden. Diese Zeit sollte Sie nicht daran hindern, bei der Erledigung wichtiger Aufgaben leistungsfähiger zu sein. Deshalb sollten Sie immer Termine und Uhrzeiten vorschlagen, die Ihnen passen. Es handelt sich also um eine Priorisierung der Termine. Bevor Sie Regeln anwenden, sollten Sie zunächst über einen Excel-Kalender 2019 verfügen. Dieser ermöglicht es Ihnen, Ihren Kalender regelmäßig zu aktualisieren und immer griffbereit zu haben, dank Ihres Smartphones. Die Regeln, die Ihnen dieser Artikel vorschlägt, sind die folgenden:
- Seien Sie immer fest bezüglich der Uhrzeit und flexibel bezüglich des Datums;
- Schlagen Sie immer Ihre Termine in der Reihenfolge der Uhrzeiten 14 Uhr, 15 Uhr, 11 Uhr 30 vor;
- Platzieren Sie Termine mit mehr oder weniger gesprächigen Personen immer kurz vor dem Mittagessen oder einer wichtigen Besprechung, um sich schnell aus der Diskussion zurückziehen zu können;
- Überschreiten Sie nicht eine Stunde Austausch während eines Termins, es sei denn, es ist absolut notwendig oder bei Ausschusssitzungen (mehrere Gesprächspartner).
Manchmal sind die Anfragen so zahlreich, dass es schwierig ist, viel Zeit für Ihre Termine einzuplanen. In diesem Fall müssen Sie lernen, sparsamer zu sein. Gewähren Sie beispielsweise Termine von 15 bis 30 Minuten, um genug Zeit für andere Aktivitäten oder weitere Termine zu haben. Lernen Sie auch, bei bestimmten Terminen, die Ihnen nicht helfen, Ihre Ziele zu erreichen, NEIN zu sagen.
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Unvorhergesehenes mit Feingefühl antizipieren
Die Unvorhergesehenheiten des Lebens gehören zu den Unwägbarkeiten eines Plans. Man muss lernen, sie ruhig und mit Feingefühl zu managen, um den Gesprächspartner, der sich bemüht hat, dieses Treffen mit Ihnen zu bekommen, nicht zu frustrieren. Tatsächlich können unerwartete Situationen Ihren Kalender durcheinanderbringen, wie zum Beispiel ein Notfall im Dienst. In einer solchen Situation ist es am besten, Ihre Termine zu verschieben. Der Kalender ist ein Planungsdokument, das nicht statisch ist, sondern aktualisiert werden soll, je nach den zu bewältigenden Notfällen und Prioritäten.
Es ist daher ratsam, im Falle eines Notfalls Ihre Termine zu verschieben und dies im Voraus Ihrem Gesprächspartner anzukündigen. Sicherlich wird er verstehen, und es könnte ihm sogar entgegenkommen. Dennoch ist es wichtig, darauf zu achten, einen Termin mit derselben Person nicht mehr als zweimal zu verschieben. Es ist besser, der betreffenden Person zu sagen, dass Sie nicht verfügbar sind, um sie zu treffen.
Die beste Methode, um Ihren Kalender besser zu verwalten, besteht darin, Zeitfenster für kurzfristige Termine oder für Verschiebungen einzuplanen. Wenn möglich, nutzen Sie digitale Werkzeuge wie Skype oder Telefonanrufe, um Ihrem Gesprächspartner zuzuhören und eine Lösung für sein Problem zu finden.