Os compromissos são pontos essenciais a serem considerados para uma melhor gestão do seu tempo. Muitas vezes, a maioria das pessoas se pergunta em qual faixa horária inserir seus compromissos sem prejudicar sua produtividade. Para conseguir inserir corretamente seus diferentes compromissos na sua agenda e continuar sempre eficaz, é necessário um mínimo de organização. Descubra neste artigo algumas dicas para uma gestão eficiente dos seus compromissos.
Adotar regras simples e eficazes
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Aqui, o mais importante é encontrar na sua agenda um espaço para os compromissos. Esse tempo não deve impedi-lo de ser mais produtivo na realização de tarefas de grande importância. Por isso, você deve sempre propor datas e horários que lhe convêm. Trata-se, portanto, de uma priorização dos compromissos. Antes mesmo de adotar regras, você deve ter um calendário Excel 2019. Ele permitirá que você atualize regularmente sua agenda e a tenha sempre à mão através do seu smartphone. As regras que este artigo propõe são as seguintes:
- Seja sempre firme no horário e flexível na data;
- Proponha sempre seus compromissos seguindo a ordem dos horários 14h, 15h, 11h30;
- Sempre agende compromissos com pessoas mais ou menos falantes um pouco antes do almoço ou de uma reunião importante para poder se retirar rapidamente da discussão;
- Não ultrapasse uma hora de conversa durante um compromisso, exceto em caso de necessidade absoluta ou em reuniões de comitê (vários interlocutores).
Às vezes, as solicitações são tantas que é difícil dedicar muito tempo aos seus compromissos. Nesse caso, você deve aprender a ser mais econômico. Dedique, por exemplo, compromissos de 15 a 30 minutos aos seus interlocutores para ter tempo suficiente para outras atividades ou para outros compromissos. Além disso, aprenda a dizer NÃO a certos compromissos que não ajudam a alcançar seus objetivos.
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Antecipar imprevistos com delicadeza
Os imprevistos da vida fazem parte dos imponderáveis de um planejamento. É preciso aprender a gerenciá-los com calma e delicadeza para não frustrar o interlocutor que se esforçou para ter esse encontro com você. De fato, situações inesperadas podem bagunçar sua agenda, como uma emergência no trabalho. Numa situação como essa, o melhor é remarcar seus compromissos. A agenda é um documento de planejamento que não é estático, mas que deve ser atualizado de acordo com as urgências a serem geridas e as prioridades.
Portanto, é adequado adiar seus compromissos em caso de emergência e avisar seu interlocutor com antecedência. Com certeza, ele entenderá e isso pode até lhe convenir. No entanto, é preciso ter cuidado para não adiar mais de duas vezes um compromisso com a mesma pessoa. É preferível dizer à pessoa em questão que você não está disponível para se encontrar com ela.
A melhor maneira de gerenciar melhor sua agenda é prever faixas horárias para compromissos de última hora ou para remarcações. Se possível, utilize ferramentas digitais como Skype ou chamadas telefônicas para ouvir seu interlocutor e encontrar uma solução para seu problema.