De afspraken zijn een van de essentiële punten waarmee rekening moet worden gehouden voor een betere tijdsbeheer. Vaak vragen de meeste mensen zich af in welk tijdslot ze hun afspraak kunnen inplannen zonder hun productiviteit te beïnvloeden. Om uw verschillende afspraken correct in uw agenda in te voegen en altijd efficiënt te blijven, is een minimum aan organisatie nodig. Ontdek in dit artikel enkele tips voor een efficiënte omgang met uw afspraken.
Eenvoudige en effectieve regels aannemen
Ook interessant : 5 belangrijke punten om je hometrainer te kiezen
Hier is het belangrijkste om in uw agenda een tijdslot voor afspraken te vinden. Deze tijd mag u er niet van weerhouden om beter te presteren bij het uitvoeren van belangrijke taken. Daarom moet u elke keer data en tijden voorstellen die u uitkomen. Het gaat dus om het prioriteren van afspraken. Voordat u regels aanneemt, moet u eerst beschikken over een Excel kalender 2019. Hiermee kunt u uw agenda regelmatig bijwerken en deze altijd binnen handbereik hebben via uw smartphone. De regels die dit artikel voorstelt zijn de volgende:
- Wees altijd stellig over het tijdstip en flexibel over de datum;
- Bied altijd uw afspraken aan volgens de volgorde van het tijdstip 14:00, 15:00, 11:30;
- Plan afspraken met meer of minder spraakzame personen altijd net voor de lunch of een belangrijke vergadering, zodat u snel uit het gesprek kunt stappen;
- Overschrijd niet een uur van uitwisseling tijdens een afspraak, behalve in geval van absolute nood of tijdens vergaderingen met meerdere gesprekspartners.
Soms zijn de verzoeken zo talrijk dat het moeilijk is om veel tijd aan uw afspraken te besteden. In dat geval moet u leren zuiniger te zijn. Geef bijvoorbeeld afspraken van 15 tot 30 minuten aan uw gesprekspartners, zodat u voldoende tijd heeft voor andere activiteiten of voor andere afspraken. Leer ook om NEE te zeggen tegen bepaalde afspraken die u niet helpen uw doelen te bereiken.
Aanrader : Hoe maak je een werkplanning in Excel?
Vooruitlopen op onvoorziene gevallen met zorg
De onvoorziene gebeurtenissen van het leven zijn onvermijdelijke elementen van een planning. U moet leren ze met kalmte en zorg te beheren om de gesprekspartner die zich heeft ingespannen voor dit één-op-één gesprek met u niet te frustreren. Inderdaad kunnen onverwachte situaties uw agenda verstoren, zoals een noodgeval op het werk. In zo’n situatie is het het beste om uw afspraken te verzetten. De agenda is een planningsdocument dat niet statisch is, maar bedoeld is om bijgewerkt te worden op basis van de te beheren urgenties en prioriteiten.
Het is dus raadzaam om in geval van nood uw afspraken te verzetten en dit van tevoren aan uw gesprekspartner aan te geven. Zeker, hij of zij zal begrijpen en het misschien zelfs goed uitkomen. Let echter op dat u een afspraak met dezelfde persoon niet meer dan twee keer verzet. Het is beter om de betrokken persoon te zeggen dat u niet beschikbaar bent om hem of haar te ontmoeten.
De beste manier om uw agenda beter te beheren, is door tijdslots voor last-minute afspraken of voor uitstel te plannen. Indien mogelijk, gebruik digitale tools zoals Skype of telefoongesprekken om naar uw gesprekspartner te luisteren en een oplossing voor zijn of haar probleem te vinden.