Gli appuntamenti sono uno degli aspetti essenziali da considerare per una migliore gestione del proprio tempo. Spesso, la maggior parte delle persone si chiede in quale fascia oraria inserire i propri appuntamenti senza compromettere la produttività. Per riuscire a inserire correttamente i vari appuntamenti nella tua agenda e rimanere sempre efficace, è necessaria una minima organizzazione. Scopri in questo articolo alcuni suggerimenti per una gestione efficiente dei tuoi appuntamenti.
Adottare regole semplici ed efficaci
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Qui, la cosa più importante è trovare nella tua agenda uno spazio per gli appuntamenti. Questo tempo non deve impedirti di essere più performante nell’esecuzione di compiti di grande importanza. È per questo che ogni volta devi proporre date e orari che ti siano comodi. Si tratta quindi di una priorità degli appuntamenti. Prima ancora di adottare delle regole, devi avere a disposizione un calendario Excel 2019. Ti permetterà di aggiornare regolarmente la tua agenda e di averla sempre a portata di mano grazie al tuo smartphone. Le regole che questo articolo ti propone sono le seguenti:
- Sii sempre fermo sull’ora e flessibile sulla data;
- Proponi sempre i tuoi appuntamenti seguendo l’ordine degli orari 14:00, 15:00, 11:30;
- Posiziona sempre gli appuntamenti con persone più o meno loquaci poco prima di pranzo o di una riunione importante per poterti sottrarre rapidamente alla discussione;
- Non superare un’ora di scambio durante un appuntamento, salvo in caso di necessità assoluta o durante gli appuntamenti di comitato (più interlocutori).
A volte, le richieste sono così numerose che è difficile dedicare molto tempo ai tuoi appuntamenti. In questo caso, devi imparare a essere più parsimonioso. Concedi, ad esempio, appuntamenti di 15-30 minuti ai tuoi interlocutori per avere abbastanza tempo per altre attività o per altri appuntamenti. Inoltre, impara a dire NO ad alcuni appuntamenti che non ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi.
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Anticipare i casi imprevisti con delicatezza
Gli imprevisti della vita fanno parte degli imponderabili di un piano. Bisogna imparare a gestirli con calma e delicatezza per non frustrate l’interlocutore che si è impegnato per avere questo faccia a faccia con te. Infatti, situazioni inaspettate possono venire a sconvolgere la tua agenda, come un’urgenza al lavoro. In una tale situazione, la cosa migliore è spostare i tuoi appuntamenti. L’agenda è un documento di pianificazione che non è statico, ma destinato a essere aggiornato in base alle urgenze da gestire e alle priorità.
Pertanto, è opportuno rinviare i tuoi appuntamenti in caso di emergenza e comunicarlo in anticipo al tuo interlocutore. Sicuramente, lui comprenderà e potrebbe anche essere d’accordo. Tuttavia, è importante fare attenzione a rinviare più di due volte un appuntamento con la stessa persona. È preferibile dire alla persona interessata che non sei disponibile per incontrarla.
Il modo migliore per gestire meglio la tua agenda è prevedere fasce orarie per gli appuntamenti dell’ultimo minuto o per i rinvii. Se possibile, utilizza strumenti digitali come Skype o le telefonate per ascoltare il tuo interlocutore e trovare una soluzione al suo problema.