Las citas son uno de los puntos esenciales que hay que tener en cuenta para una mejor gestión del tiempo. A menudo, la mayoría de las personas se preguntan en qué franja horaria insertar sus citas sin afectar su productividad. Para poder insertar correctamente sus diferentes citas en su agenda y seguir siendo eficaz, se necesita un mínimo de organización. Descubra en este artículo algunos consejos para una gestión eficiente de sus citas.
Adoptar reglas simples y efectivas
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Aquí, lo más importante es encontrar en su agenda un espacio para las citas. Este tiempo no debe impedirle ser más eficiente en la realización de tareas de gran importancia. Por eso, debe proponer siempre fechas y horarios que le convengan. Se trata, por lo tanto, de priorizar las citas. Antes de adoptar reglas, debe disponer de un calendario Excel 2019. Esto le permitirá actualizar regularmente su agenda y tenerla siempre a mano gracias a su smartphone. Las reglas que propone este artículo son las siguientes:
- Sea siempre firme con la hora y flexible con la fecha;
- Siempre proponga sus citas siguiendo el orden de horario 14 h, 15 h, 11 h 30;
- Coloque siempre las citas con personas más o menos habladoras un poco antes del almuerzo o de una reunión importante para poder escapar rápidamente de la conversación;
- No exceda una hora de intercambio durante una cita, salvo en caso de necesidad absoluta o durante las citas de comité (varios interlocutores).
A veces, las solicitudes son tan numerosas que es difícil dedicar mucho tiempo a sus citas. En este caso, debe aprender a ser más económico. Por ejemplo, conceda citas de 15 a 30 minutos a sus interlocutores para tener suficiente tiempo para otras actividades o para otras citas. Además, aprenda a decir NO a ciertas citas que no le ayudan a alcanzar sus objetivos.
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Anticipar imprevistos con delicadeza
Los imprevistos de la vida son parte de lo inevitable en un planning. Hay que aprender a gestionarlos con calma y delicadeza para no frustrar al interlocutor que se ha esforzado por tener este cara a cara con usted. De hecho, situaciones inesperadas pueden alterar su agenda, como una urgencia en el trabajo. En tal situación, lo mejor es reprogramar sus citas. La agenda es un documento de planificación que no es estático, sino que está destinado a ser actualizado según las urgencias a gestionar y las prioridades.
Por lo tanto, es conveniente posponer sus citas en caso de urgencia y anunciarlo previamente a su interlocutor. Seguramente, él entenderá y quizás eso le convenga. Sin embargo, hay que tener cuidado de no posponer más de dos veces una cita con la misma persona. Es preferible decirle a la persona interesada que no está disponible para reunirse.
La mejor manera de gestionar mejor su agenda es prever franjas horarias para citas de última hora o para reprogramaciones. Si es posible, utilice herramientas digitales como Skype o llamadas telefónicas para escuchar a su interlocutor y encontrar una solución a su problema.