Der Plan ist ein unverzichtbares Arbeitsdokument für das effektive Management der Humanressourcen eines Unternehmens. Es ist somit ein Planungsinstrument für die verschiedenen Aufgaben, die unter Berücksichtigung der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters und der ihm zugewiesenen Rolle ausgeführt werden müssen. Es ist daher sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer nützlich. Excel ist eine der am häufigsten verwendeten Softwarelösungen zur Erstellung eines Arbeitsplans. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie schnell einen Arbeitsplan in Excel erstellen können.
Die Erstellung der Hauptachsen
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Sobald Sie ein leeres Dokument in der Software Excel öffnen, besteht der erste Schritt darin, die beiden Achsen zu erstellen, die die Grundlage Ihres zukünftigen Plans bilden. Die vertikale Achse oder Y wird Ihre Mitarbeiter darstellen, während die horizontale Achse oder X die Arbeitszeiten der Arbeitstage repräsentiert.
Vergessen Sie auf keinen Fall, unter der Identität jedes Mitarbeiters eine leere Zeile zu lassen, denn in Excel enthält jede von ihnen nur eine einzige Information. Was die Achse X betrifft, so enthält jeder Arbeitstag eine zweigeteilte Information: die Arbeitsstunden und die zu besetzende Position. Wenn Sie in Ihrem Team Mitarbeiter haben, die nur eine einzige Position haben, ist es nicht notwendig, die zu besetzende Position zu berücksichtigen.
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Tipps: Um eine Reihe von Daten zu erstellen, klicken Sie in die untere rechte Ecke einer Zelle mit dem gewünschten Datum. Halten Sie dann die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Cursor zu den benachbarten Zellen. So haben Sie eine logische Reihe von Daten erstellt. Sie können diesen Tipp auch zur Erstellung eines Kalenders 2021 in Excel verwenden.
Die Eingabe der Arbeitsstundeninformationen
Sobald die Basis erstellt ist, besteht der nächste Schritt darin, sie mit Informationen zu füllen, die Ihren Bedürfnissen und der Verfügbarkeit des Mitarbeiters entsprechen. Beispielsweise müssen die Zellen, die sich an der Kreuzung des Namens eines Mitarbeiters und eines Datums befinden, Informationen über die Arbeitszeiten dieses Mitarbeiters in Abhängigkeit von der Position, die er an diesem bestimmten Datum innehat, enthalten. Wenn Sie alle Informationen eingeben, erhalten Sie einen operativen Arbeitszeitplan für alle Ihre Mitarbeiter. Um jedoch eine automatische Tabelle zur Berechnung der Arbeitsstunden und anderer Aspekte zu erhalten, müssen weitere fortgeschrittene Funktionen hinzugefügt werden.
Die Anpassung der Darstellung der Arbeitszeiten
Selbst wenn Sie sich die nötige Zeit genommen haben, um einen perfekten Plan zu erstellen, werden Ihre Mitarbeiter ihn nicht richtig lesen oder verstehen können, wenn er nicht gut präsentiert ist. Die Verwendung von Rahmen, der Textposition, fetter Schrift, Füllfarben und der Zellengröße trägt dazu bei, Ihren Plan leserlicher zu machen. Um Ihren Arbeitsplan einfach anzupassen, ist es ratsam, einfache Funktionen zu verwenden. In nur wenigen Minuten werden Sie in der Lage sein, einen leicht lesbaren und verständlichen Plan für alle Ihre Mitarbeiter zu erstellen.