Le planning est un document de travail indispensable à la bonne gestion des ressources humaines d’une entreprise. Ainsi, c’est un outil de planification des différentes tâches à exécuter tout en respectant le nombre d’heures de travail de chaque employé et le rôle qui lui est assigné. Il est donc à la fois utile aux employeurs et aux employés. Excel est l’un des logiciels les plus utilisés pour la réalisation d’un planning de travail. À travers cet article, vous apprendrez comment réaliser avec rapidité un planning de travail dans Excel.
La création des principaux axes
Dès que vous ouvrez un document vierge dans le logiciel Excel, la première chose à faire est la création des deux axes qui constituent la base de votre futur planning. Pour cela, l’axe vertical ou Y représentera vos employés et l’axe horizontal ou X représentera les horaires des jours de travail.
N’oubliez surtout pas de laisser une ligne vide sous l’identité de chaque employé, car dans Excel, chacune d’elle ne contient qu’une seule donnée. Par contre, en ce qui concerne l’axe X chaque journée de travail renferme une information à deux volets : les heures de travail et le poste à occuper. Si vous avez dans votre effectif des employés qui n’ont qu’un seul poste, alors il ne sera pas nécessaire de tenir compte du poste à occuper.
Astuce : Pour créer une série de dates, cliquez dans le coin droit inférieur d’une cellule contenant la date désirée. Ensuite, appuyez le bouton gauche de la souris et en le maintenant enfoncé, faites glisser le curseur vers les cellules voisines. Vous venez de créer ainsi une série logique de dates. Vous pouvez utiliser ce conseil dans le cadre de l’élaboration d’un calendrier 2021 Excel.
L’insertion des informations relatives aux heures de travail
Une fois que la base a été créée, la deuxième étape consiste à la remplir d’informations en tenant compte de vos besoins et de la disponibilité de l’employé. Par exemple, les cellules que l’on retrouve à la croisée du nom d’un employé et d’une date doivent contenir des informations sur l’horaire de travail de cet employé en fonction de la position qu’il occupe à cette date précise. En mettant toutes les informations, vous obtiendrez un horaire de travail opérationnel pour tous vos employés. Mais, pour obtenir un tableau automatique dans le calcul des masses horaires et autres, il faudra rajouter d’autres fonctionnalités plus avancées.
La personnalisation de la présentation des horaires de travail
Même si vous avez pris tout le temps nécessaire pour réaliser un planning impeccable, s’il n’est pas bien présenté, vos employés ne pourront pas le lire correctement ni le comprendre. L’utilisation des bordures, de la position du texte, des caractères gras, des couleurs de remplissage et la taille des cellules permettent de rendre votre planning plus lisible. Pour personnaliser facilement votre planning de travail, il est préférable d’utiliser des fonctionnalités simples d’usage. En quelques minutes seulement, vous réussirez à concevoir un planning facile de lecture et de compréhension à tous vos employés.